O que é e como fazer rastreabilidade de produtos

O conceito de rastreabilidade é fundamental para quem trabalha na gestão e deseja melhorar os processos de serviços.

Em primeiro lugar, rastreabilidade é a identidade dos serviços e produtos. Todo empresário deve conectar os dados de quem fez o produto, qual matéria-prima utilizada, data e hora de fabricação.

Mas, para que serve a rastreabilidade nos processos empresariais?

Uma utilidade direta que a rastreabilidade traz é saber como melhorar a prestação de serviço ou fabricação de algum produto com base nas informações disponíveis sobre a origem do produto.

Quando trabalhamos com essa solução conseguimos analisar de uma maneira muito mais profunda a entrega de produtos/serviços. Em muitos momentos, o cliente exige que seja inserida a rastreabilidade nos produtos vendidos.

Com o avanço tecnológico, a rastreabilidade facilitou o processo de produção fabril, por centralizar grande parte das informações e disponibilizá-las sem muita burocracia.

Além disso, no ramo logístico é fundamental ter controle sobre em qual local se encontra a mercadoria, desde o momento em que ela é vendida até chegar às mãos do cliente. Nesse processo, utilizar códigos de barras para fazer a identificação de produtos é fundamental durante transporte de mercadorias.

Por isso, confira mais detalhes sobre o que é, para que serve e como funciona a rastreabilidade:

O que é rastreabilidade de produtos?

Para fábricas e empresas que revendem produtos, saber exatamente em que estágio de fabricação a mercadoria se encontra, qual a origem de sua matéria-prima ou onde o produto está localizado na cadeia logística são etapas fundamentais para o comércio dessas organizações.

Toda a trajetória da mercadoria é registrada através de números de identificação chamados códigos de barras, inclusos alguns principais como EAN, Databar, UPC, ITF-14, código 128, código 25 intercalado,QR Code e DataMatrix.

Alguns setores do comércio e indústria exigem que os produtos tenham sua rastreabilidade muito bem definida e documentada, por exemplo, no setor alimentício, farmacêutico e industrial.

A sociedade pode sofrer sérios prejuízos caso os produtos e serviços oferecidos nesses setores não tenham um rastreamento de qualidade.

A tecnologia da informação está diretamente relacionada ao princípio de rastreabilidade.

Portanto, uma empresa que deseja implementar esse sistema de gerenciamento em sua empresa precisa ter em mente que serão necessários investimentos consideráveis para funcionar a estrutura completa de rastreamento.

Importância da rastreabilidade

A rastreabilidade, além de ser exigida legalmente para algumas indústrias, tem como função sanar possíveis problemas com o produto no processo de entrega ou venda.

Imagine só você comprar um computador que não aparece imagem ao ligar o botão inicial e, ao reclamar para a loja, você ouvir que seu problema não poderá ser resolvido, pois a montadora do PC não sabe em que local a placa de vídeo foi fabricada, a matéria-prima utilizada ou quem produziu a placa de vídeo.

Seria uma verdadeira tragédia, não é mesmo?

Agora, imagine uma situação em que sua encomenda com o computador está atrasada. Nesse caso, a única forma de verificar em que local sua mercadoria se encontra é através de identificação numérica, concedida pela rastreabilidade de produto.

Em todas essas situações hipotéticas, possuir um código de identificação do produto é fundamental, mesmo sendo para comércio de pessoa física.

Agora imagine uma situação de um recall de medicamentos, em que possui efeito colateral não previsto e que pode trazer prejuízos irreversíveis para os consumidores. Saber quanto antes em que local aquele produto se encontra pode definir uma situação de vida ou morte.

Vantagens competitivas da rastreabilidade

Como todo sistema implementado na indústria e comércio, a rastreabilidade possui algumas vantagens competitivas que fazem com que ela seja usada em larga escala.

Em primeiro lugar, podemos citar o aumento da confiabilidade do consumidor nos produtos. Medicamentos e alimentos precisam passar alguma segurança para serem consumidos de maneira confiável.

A rastreabilidadedo produto dá a oportunidade do vendedor ou consumidor verificar se a mercadoria possui um perfil autêntico e as origens do produto.

Fora isso, proporciona economia e eficiência na cadeia produtiva, já que muitos produtores utilizam sistemas automatizados de rastreabilidade que acabam facilitando o registro e documentação de produtos.

Da mesma maneira, o método de rastreamento permite economizar tempo no transporte, recebimento e despacho de mercados, uma vez que o produto está totalmente registrado no sistema das empresas.

Além disso, dá a oportunidade de monitorar produtos de caráter perecível, pois, todos sabem o que um alimento estragado ou um medicamento fora da validade pode fazer com quem o consumir.

Métodos de rastreabilidade

• Manufatura automatizada

Ao descrever o processo de fabricação de certo produto, várias etapas são necessárias para terminar a mercadoria, desde a preparação da matéria-prima até o acabamento. Por isso, saber em qual etapa da produção a mercadoria se encontra é algo fundamental dentro uma fábrica.

Partindo desse pressuposto, uma opção de ótima qualidade utilizada em fábricas é a manufatura automatizada.

Nessa opção de rastreabilidade, a forma de registro de produtos é realizada através de etiquetas estilo RFID (Radio Frequency Identification), que recupera e armazena dados à distância através de identificação de ondas de rádio.

Kanban eletrônico

Kanban é uma palavra em japonês que significa listas ou cartões. Essa metodologia foi inventada nos anos 40 nas linhas de produção da fábrica de automóveis Toyota.

Basicamente, Kanban é modelo de gerenciamento que conta com cartões de atividades alinhados em colunas de etapas, que pode ser feito por um software ou um quadro.

Seu principal objetivo é garantir que o estoque seja gerenciado de maneira mais eficiente, deixando o processo de fabricação mais prático ao deixar a produção numa sequência lógica.

Na prática, o modelo Kanban controla o fluxo de produção de uma fábrica através de ordens pedido que surgem conforme a empresa realiza as vendas.

As ordens de pedido aparecem em formato de cartões e que indicam o estágio de produção de determinada mercadoria e o local que se encontra dentro da fábrica.

Etiquetagem de embalagem terciária

Nesse modelo de rastreabilidade interna, não é o produto diretamente que sofre um registro numérico ou eletrônico, mas sim o local que esse produto está acomodado, por exemplo, em pallets e caixas.

Como já vimos em outras ocasiões, são colocados códigos de barras específicos para caixas, palletes e containers do lado de fora do produto, os chamados códigos de barras DUN-14.

Dentro de uma empresa de grande porte, onde diversos lotes são fabricados constantemente e em alto volume, localizar esses lotes traz bastante agilidade para o processo de produção.

Isso porque o código DUN-14 torna o registro de mercadoria muito menor do que se utilizasse um código EAN-13, por exemplo, em que o registro de mercadorias acontece de forma individual.

Gerenciamento de ativos

Antes de saber como fazer um bom gerenciamento de ativos, você sabe o que é um ativo?

De acordo com Iudícibus (2019), “O ativo compreende, de forma muito simplificada, os bens e direitos da entidade expresso em moeda”.

Caso essa linguagem voltada à contabilidade esteja muito difícil, ativo conta com dinheiro em caixa ou depositados em banco, estoques, dívidas a receber, aplicações financeiras, etc.

No nosso caso, vamos nos concentrar apenas no estoque como matéria-prima, produtos em produção, produtos acabados e mercadorias, além de todo o maquinário utilizado pela empresa.

É possível ainda rastrear esses ativos utilizando o cálculo de vida útil de maquinários, meios de transporte ou o próprio estoque. Pode-se também aperfeiçoar o processo de utilização desses ativos, aumentando sua vida útil.

Rastreamento externo de logística

Esse meio de rastreabilidade dá a opção da empresa conseguir acompanhar a mercadoria mesmo fora de sua localidade, com monitoramento feito através de aplicativos e dispositivos.

O uso mais comum desse sistema é para empresas que desejam que sua mercadoria seja entregue de modo express e utiliza frota própria para efetuar o despacho da mercadoria.

Como implantar a rastreabilidade em sua empresa

Após descobrir o que é rastreabilidade de produtos, sua importância, vantagens competitivas e seus métodos, a pergunta que fica é como implantar a rastreabilidadeem sua empresa?

Apesar de trazer grande vantagem competitiva para empresa perante suas concorrentes, seu processo de implantação não é algo tão simples quanto parece. A implementação da rastreabilidade na empresa pode durar até 4 anos, por isso, deve ser realizado da melhor maneira possível, evitando atrasos e problemas.

Além de um planejamento integrado entre as equipes da organização, fará parte do processo o cronograma de implantação e plano de investimento, a busca por softwares adequados, testes e validação do projeto.

Definição de mecanismos

Em primeiro lugar, saber quais serão os mecanismos utilizados pela empresa é o ponto de partida para montar um planejamento integrado, afinal, setores como TI, engenharia, qualidade e logística terão de atuar em conjunto durante esse processo.

Para que a análise seja feita de modo assertivo, é fundamental definir quais são as necessidades da empresa com a instalação da rastreabilidade.

Se não, sua empresa acabará seguindo o mesmo caminho daquela antiga frase: “Se você não sabe para onde ir, qualquer caminho serve.

É imprescindível que haja uma integração entre os setores financeiro, técnico e logístico da empresa, pois, caso isso não venha a acontecer, o projeto já nasce morto.

Atualizações em tempo real

A rastreabilidade só irá funcionar de modo efetivo se a base de dados como contato de fornecedores e clientes estiver completa e atualizada.

O fato de a rastreabilidade ser automatizada não significa que ela funcionará sem esforço da equipe.

Quando o planejamento integrado for colocado em prática, toda a equipe responsável terá a responsabilidade de verificar a atualização do banco de dados.

Para que esse processo seja realizado de modo prático, é recomendado integrar a base de dados dos setores responsáveis em sistema único de tecnologia. Assim, será possível sanar possíveis problemas que venham a acontecer com as mercadorias, antecipar e melhorar a entrega de mercadorias.

Identificação

Nessa etapa, chegamos a uma das partes mais importantes no processo de rastreabilidade, que é a identificação do produto.

A identificação dos produtos será realizada por etiquetas especiais, códigos de barras, números de série ou QR code. De qualquer maneira, o objetivo desse passo é identificar em que local o produto se encontra, enviar esse registro para o sistema e abastecer a base de dados da empresa.

Durante essa etapa, o adequado é que cada produto possua uma identificação individual, enquanto o lote possua um registro único. Caso ocorra algum problema na entrega desses produtos, poderão ser identificados o produto ou o lote.

Integração

Alguns especialistas dizem que a integração é a etapa mais importante dentro do processo de rastreabilidade dos produtos.

Para que haja um sistema de rastreamento funcionando de maneira eficaz, a integração das diversas etapas de fabricação deve estar 100% alinhada, desde a compra da matéria-prima até a pós-venda.

Graças aos hardwares e softwares disponíveis atualmente as empresas conseguem manter sua base de dados sempre atualizada e fornecer subsídios ao sistema de rastreabilidade.

A integração transformou a fabricação muito mais veloz, pois, ao receber o produto em seu estágio de fabricação, todas as informações sobre aquele produto vêm registradas em fichas ou em sistemas integrados.

Automação

Podemos dizer que sem a automação é impossível realizar um processo de rastreabilidade eficiente, já que a integração dos sistemas é realizada por softwares específicos.

Sabe todas as etapas citadas acima? Então, elas precisam ser realizadas através de sistemas de banco de dados, registro de mercadorias, tabela de vendas, cadastro de cliente, etc.

O primeiro e mais importante passo dentro da rastreabilidade é adotar o uso de código de barras no processo de identificação de seus produtos, seja de maneira individual ou em loteamento.

O que deve ser lembrado é que uma empresa sem um sistema de automação de qualidade jamais conseguirá instalar uma estrutura de rastreabilidade.

Rastreabilidade na prática

Rastreabilidade de alimentos

A rastreabilidade de alimentos tem como objetivo acompanhar o produto desde sua produção, transporte e distribuição, mantendo todas as regras de qualidade do produto.

Fora a fato de ser uma exigência da legislação brasileira e mundial, o rastreamento de alimentos, tanto naturais quanto processados, permite que, caso aconteça algum problema na cadeia produtiva do alimento, isso seja sanado o mais rápido possível.

Rastreabilidade de medicamentos

Em época de pandemia, o assunto saúde sempre é lembrado com mais ênfase. A LEI Nº 13.410, DE 28 DE DEZEMBRO DE 2016determinou a criação do Sistema Nacional de Controle de Medicamentos (SNCM), que visa implementar a rastreabilidade de medicamentos dentro do território nacional.

Alguns medicamentos necessitam de recall quando algum efeito colateral não identificado é encontrado nos usuários. Por isso, ter meios para saber exatamente onde esses remédios se encontram é fundamental para manter o controle da saúde pública do Estado.

Rastreabilidade na indústria

A rastreabilidade dentro da indústria é um processo próximo àquele descrito no processo de implantação, desde a chegada da matéria-prima no chão de fábrica até a entrega para revendedores ou clientes finais.

Apesar de algumas indústrias não terem a necessidade de registrar seus produtos, a maioria das indústrias utiliza essa prática.